Seguimos hablando del modelo en consignación y recordando que son inventarios de productos que están bajo custodia del cliente – consignatario, razón por la cual es normal que perdamos la visibilidad de su estado físico y entorno donde se encuentran almacenados.
En este post queremos hablar de los requerimientos que deben tener los clientes para almacenar correctamente los productos y que debo hacer para monitorearlo periódicamente.
REQUERIMIENTOS A TENER EN CUENTA PARA ALMACENAR PRODUCTOS
Al establecer un contrato de consignación, es obligatorio hacer una auditoría inicial a los procesos de calidad del consignatario y a las áreas físicas donde estarán ubicados los productos, ello nos ayuda a asegurar su correcta manipulación y cuidado.
Vamos a concentrarnos en tres aspectos principales:
- BPA
- Instalaciones
- Almacenamiento
1. Buenas Practicas de Almacenamiento (BPA)
Inicialmente se debe hacer una visita técnica de calidad, para asegurar que el consignatario cuente con BPA, que básicamente son un conjunto de normas mínimas para el almacenamiento de productos.
Estas generalmente especifican lo siguiente:
- Instrucciones y procedimientos escritos.
- Procesos definidos, verificados y revisados: Almacenamiento, Retiro y devolución de productos, validación de procesos críticos.
- Registros e investigación de las desviaciones/ No conformidades.
- Manejo de los reclamos
- Capacitación del personal
- Normas de higiene.
- Recursos apropiados: Instalaciones, materiales, personal.
2. Instalaciones
Luego de la auditoria documental pasamos al reconocimiento de las instalaciones y en ellas debemos prestar atención a:
- Limpieza y orden
- Rápida localización, segura identificación y máximo aprovechamiento del espacio.
- Garantizar buena iluminación
- Evitar incidencia directa de rayos solares, pues ello ocasiona: Deterioro de material, cambio de condición de temperatura y pérdida de integridad o funcionalidad del producto.
- Áreas de almacenamiento con capacidad suficiente para materiales y productos, productos en cuarentena, aprobados, rechazados, devoluciones y retirados.
- Diseño: Condiciones de almacenamiento y temperatura, debidamente revisados, monitoreados y registrados.
- Cuartos fríos o neveras debidamente validados, en caso de tener productos en condición de 2°C a 8°C o a menor temperatura.
- Localización con bajo nivel de contaminantes y polución, y no cerca de generadores de calor, vapor, gases contaminantes o malos olores.
- Programas de limpieza y control de plagas.
3. Almacenamiento
Finalmente debemos revisar las condiciones de almacenamiento de los productos teniendo en cuenta:
- Documentación: Registros de recepción y despacho.
- Productos debidamente ubicados en estanterías livianas o en estibas en perfecto estado.
- Productos separados, organizados y empacados en cajas o empaques adecuados.
- Equipos de medición de temperatura (Termo higrómetro), debidamente calibrados y con sus respectivos registros.
- Productos en cuartos fríos, debidamente empacados en bolsas o empaques térmicos que no afecten su estado físico.
- Rotación y control de existencias: Verificaciones físicas internas, investigación de diferencias, control de productos con posibles daños.
- Control de productos vencidos: Revisión periódica, separación física y prevención de uso de productos vencidos.
- Áreas restringidas de Cuarentena y rechazo.
Nota:” Es importante contar con uno o varios check list para esta verificación”.
Se recomienda hacer esta inspección al iniciar el acuerdo con el cliente, y posteriormente por medio de controles periódicos al almacenamiento y estado físico de los productos, ya sea por intermedio de auditorías de calidad directamente hechas por el Consignante o por un tercero que también esté al tanto del monitoreo de los consumos y diferencias.
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Por: Cesar Pineda
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Bibliografía: Buenas prácticas de almacenamiento de productos – Instituto nacional de salud INS