La administración de un inventario en consignación no es una tarea fácil, es un proceso de seguimiento constante y de buen relacionamiento con los consignatarios. Debemos tener en cuenta que los productos no están bajo nuestra custodia directa, están bajo la administración del consignatario, quien debe respetar los acuerdos pactados previamente, contar con BPA (Buenas prácticas de almacenamiento) y procesos estandarizados para la salida e ingreso de producto al inventario.
Teniendo en cuenta nuestra experiencia en este tipo de inventarios para el sector salud, les queremos compartir estos 7 puntos clave que les permitirá disminuir riesgos y estandarizar mejor sus procesos de inventario.
1.Mantenga comunicación constante con el consignatario: Sin comunicación este modelo no funciona, debemos tener claro que el consignante y el consignatario ahora son un solo equipo enfocado en una misma misión. Una comunicación constante y empática ayuda a entender, ajustar y hacer críticas constructivas a los procesos para mejorarlos. El relacionamiento no puede ser solo responsabilidad del área comercial, es de todos los integrantes a todos los niveles.
2. Establezca un acuerdo de servicio con el consignatario: Ojo, el acuerdo de servicio es un documento adicional al contrato. Este debe ser redactado conjuntamente donde cada parte exponga sus responsabilidades, alcances y tiempos de cumplimiento. El acuerdo nos permite ser más detallados y dar un orden mayor a los procesos.
En este documento se puede incluir:
- Tiempos de reposición.
- Procesos para el recojo o retiro de productos.
- Condiciones de almacenamiento.
- Calendario de auditorías o inventarios físicos.
- Tiempo límite para el cierre o ajuste de diferencias de inventario.
3. Haga reposición de productos de forma sistémica: El proceso de reposición de productos debe ser muy claro, organizado y siempre debe estar condicionado a los gastos efectuados.
Ejemplo: El cliente A reporta gastos todos los martes y el consignante hace una reposición del mismo número de SKU y cantidades todos los jueves para abastecer la demanda de esa semana.
Nota: “La periodicidad se establece normalmente, según la rotación de los productos. A mayor rotación, mayor número de reposiciones por mes.”
4. Establezca procesos con su fuerza de ventas: Este punto es muy importante y generalmente es donde más se puede fallar. Si mantenemos buena comunicación con los clientes, la relación interna entre el área de Supply Chain y ventas debe ser formidable.
Los representantes o ejecutivos de venta, también deben seguir procesos; si retiran, trasladan o ingresan algún producto desde o hacia una consignación, deben diligenciar un formato que lo compruebe y quede consignado como un movimiento de inventario.
5. Agilice sus procesos logísticos: Nada saca teniendo los mejores procesos y relaciones con clientes, si no cuenta con buenos partner logísticos.
Escoja los mejores aliados estratégicos, esos que tengan clara su misión y sean parte de ella, esos que son cumplidos y cuentan con los mejores lead time de entrega y recojo. Un inventario se puede ver gravemente afectado, por una entrega errada o retrasada, o por no retirar o trasladar a tiempo un producto.
6. Realice inventarios o auditorias periódicas: El seguimiento físico de los productos es una de las claves más importantes en la exactitud de un inventario. Realizar conteos físicos periódicamente permite tener una visión real de las existencias y el manejo que se le está dando al inventario.
En un inventario físico se pueden encontrar diferencias en cantidades, números de lote, fechas de vencimiento, estado físico y almacenamiento de los productos; ello permite generar planes de acción inmediatos y disminuir costos por perdidas.
7. Establezca indicadores de desempeño y mejoras continuas: Finalmente mida su desempeño, su exactitud de inventario y encuentre las causas de los inconvenientes para luego mejorar continuamente sus procesos.
Recuerde que el inventario es responsabilidad de todo el equipo que hace parte de este modelo y por ende cada uno debe colocar su granito de arena.
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Por: Cesar Pineda
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