En un modelo en consignación para el sector salud es obligatorio mantener control de las fechas de expiración de los productos y/o dispositivos existentes, ello permite dar seguridad a los procesos internos y tranquilidad al paciente.
Recordemos que en el sector salud es normal que el inventario consignado sea administrado y manipulado por varias personas, pues el producto debe ser de fácil acceso y de uso 24/7. Siendo la fecha de expiración una responsabilidad compartida entre el consignante y el consignatario, y donde deben haber acuerdos que aseguren el correcto control de fechas y retiro o recojo de los productos antes de su caducidad.
Pero entonces, porque se vencen algunos productos sin ser usados?. aparentemente la pregunta se responde sola, pero existen causas que lo determinan, hablemos un poco de ellas:
1. Falta de una política de fechas de vencimiento: es importante mantener acuerdos claros, donde se determinen los periodos de tiempo en que los productos estarán disponibles en una consignación.
Recomendación:
- Establecer periodos de tiempo para retirar los productos de una consignación y rotarlos en otro punto o cliente. Ejemplo:
- Productos que no roten en 1 año serán retirados del contrato.
- productos que expiren entre 3 y 6 meses, serán retirados y trasladados a una consignación que si los consuma.
- Productos que expiren en 30 días serán retirados inmediatamente de la consignación.
2. Márgenes de error en los cálculos de la demanda y falta de seguimiento a la rotación de los productos: En los post anteriores hemos mencionado que no es fácil calcular la demanda de una consignación, ello debido a que es variable, según los procedimientos o pacientes a tratar.
Recomendación:
- Realizar una clasificación ABC de los productos en consignación, de acuerdo a su rotación y costo, en pro a determinar los productos que menos se consumen y monitorear sus fechas de expiración según las políticas establecidas para ello.
3. Falta de automatización en los procesos de inventario de algunas entidades de salud: Aun encontramos algunas entidades que administran sus inventarios en papel o archivos planos manuales, ello puede generar errores en la identificación de gastos, transcripción de SKU, lotes y fechas de expiración, siendo esta una causa de los errores en inventario, que posteriormente impacta el reabastecimiento y planeación de la demanda.
Recomendación:
- Establecer un sistema estándar de identificación GTIN (codificación estándar de productos GS1) que permita automatizar los procesos e inventarios, mediante la captura de códigos de barra.
4. Lentos procesos para el empaque y recojo de productos: realmente sucede, aún existen fallas en la comunicación interna, sumado a procesos logísticos lentos y procedimientos burocráticos dentro de las entidades de salud para la entrega del producto.
Recomendación:
- Establecer acuerdos con proveedores logísticos o Partner, para asegurar la agilidad en el recojo y empaque de productos.
- Establecer procedimientos prácticos y rápidos en las entidades de salud, para que la aprobación y salida de productos fluya con facilidad.
- Seguir estrictamente las políticas de fecha de vencimiento establecidas.
5. Falta de controles o auditorias directas a los inventarios en consignación: Si bien el consignatario tiene responsabilidad sobre el inventario físico, también es importante que el consignante haga un monitoreo periódico de las existencias, para asegurar que las cantidades que tienen en sus sistemas de información, en verdad estén físicamente.
Recomendación:
- Establecer controles periódicos a los inventarios físicos, mínimo una vez al mes. Algunas compañías dejan esta labor a sus representantes de venta, no está mal, pero deben tener en cuenta que su labor está enfocada a la parte comercial, por ello sugerimos que lo hagan por medio de un tercero con experiencia en el sector.
- Contar con auditorias periódicas le asegura una visión real de las fechas de expiración y alarmas tempranas para el recojo oportuno de los productos.
Recuerden que cuando hablamos del sector salud, no se puede improvisar, los controles y las políticas deben ser muy claros y se deben cumplir a cabalidad, un producto o dispositivo vencido representa un alto riesgo para el paciente.
Déjanos tu comentario, saludos!!
Por: Cesar Pineda
www.linkedin.com/in/cesar-pineda-twp
